Zeiterfassung und Dienstplanung für Ihren Betrieb
Für Betriebe mit 5 bis 500 Mitarbeitenden: Arbeitszeiten per App erfassen, Pausen nach § 4 ArbZG prüfen, Dienstpläne erstellen und Lohndaten an die Steuerberatung übergeben. Gehostet in Deutschland.
Zeiterfassung ab 2,99 € pro Nutzer · 14 Tage kostenlos testen
Beispieldaten — keine echten Kundendaten
So funktioniert Shiftfy
Einstempeln, Dienstplan und Urlaub, kurz gezeigt.
Stummes Video, 20 Sekunden: Das Shiftfy-Logo. Einstempeln per App, Pausen nach § 4 ArbZG werden automatisch geprüft. Dienstplan mit Schichten, Schichttausch und Notfall-Besetzung. Urlaub per App beantragen, Anspruch sowie genommene und geplante Tage immer aktuell. Hosting in Deutschland, 14 Tage kostenlos testen, shiftfy.de.
Alles, was Ihr Team braucht
Eine Plattform für Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten und Berichte — klar und intuitiv.
Arbeitszeiten digital erfassen
Mitarbeitende stempeln per App ein und aus, mit Pausenprüfung nach § 4 ArbZG. Aus den erfassten Zeiten erstellen Sie auf Knopfdruck ein Prüf-Dossier für Zoll/FKS, mit Prüfsumme gegen nachträgliche Änderungen. Live-Stundenzähler und Projektbuchung inklusive.
- Ein-/Ausstempeln per Knopfdruck
- Pausenprüfung nach § 4 ArbZG
- Mehrstufiger Freigabe-Workflow
- Projektbezogene Zeiterfassung
Beispieldaten — keine echten Kundendaten
In vier Schritten vom Stempeln zur Lohnabrechnung
So läuft eine Woche mit Shiftfy — vom Einstempeln bis zu den Daten, die Ihre Steuerberatung bekommt.
- 1Schritt 1
Arbeitszeiten digital erfassen
Mitarbeiter stempeln per App ein und aus — mit Pausenprüfung nach § 4 ArbZG und Live-Stundenzähler in Echtzeit.
- 2Schritt 2
Arbeitszeiten prüfen und freigeben
Manager sehen alle Zeiteinträge auf einen Blick, können korrigieren und freigeben. Vollständiger Audit-Trail für jede Nachweispflicht.
- 3Schritt 3
Schichten und Abwesenheiten planen
Erstellen Sie Schichtpläne, verwalten Sie Urlaub und Abwesenheiten und lassen Sie Ihr Team Schichten tauschen — alles in einem System.
Zusatzmodul Schichtplanung - 4Schritt 4
Bereit für die Lohnabrechnung
Übergeben Sie geprüfte Stunden als CSV oder DATEV an die Lohnabrechnung, erkennen Sie Überstunden und halten Sie die Aufzeichnungen für Prüfungen bereit.
Drei Sichten, ein System
Was Ihre Mitarbeitenden sehen, wie geplant wird und was bei Ihnen ankommt — nebeneinander statt nacheinander.
Stempeln per App
Ein- und Ausstempeln, Pausen und der laufende Stundenstand auf dem eigenen Telefon.
Dienstplan erstellen
Schichten verteilen, Abwesenheiten berücksichtigen, Konflikte vor der Veröffentlichung sehen.
Zusatzmodul SchichtplanungPrüfen und auswerten
Geprüfte Stunden, Überstunden und der Export für die Lohnabrechnung.
Beispieldokumente ansehen
Laden Sie herunter, was Shiftfy tatsächlich erzeugt — ohne Anmeldung und ohne Formular.
Diese Dateien werden bei jedem Abruf von denselben Programmteilen erzeugt wie Ihre echten Dokumente. Alle Namen und Beträge sind frei erfunden.
DATEV-Rohdatei herunterladen (CSV) — für den Import in DATEV, im Zeichensatz Windows-1252. In Excel geöffnet sieht diese Datei unleserlich aus; das ist so vorgeschrieben und für den Import korrekt.
Gesetzliche Vorgaben ohne Mehraufwand
Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber gesetzliche Pflicht. Shiftfy unterstützt Sie dabei: Die wichtigsten deutschen Vorschriften greifen direkt in der Planung — nicht als Checkliste, sondern als Regel im System. Die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Arbeitgeber.
Shiftfy stellt Werkzeuge zur Dokumentation bereit und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
§34a Sachkunde-Nachweis
Hinterlegen Sie echte Zertifikate mit Nummer, Aussteller, Gültigkeit und Scan. Mitarbeiter ohne gültigen Nachweis werden automatisch von bewachungspflichtigen Standorten ausgeschlossen — inkl. Compliance-Bericht auf Knopfdruck.
ArbZG §4 Pausen-Pflicht
Schichten über 6 bzw. 9 Stunden ohne gesetzliche Pause lassen sich gar nicht erst speichern. Die vorgeschriebene Pause wird automatisch eingeplant — Bußgelder bis 15.000 € werden vermieden.
Betriebsrat-Mitbestimmung
Legen Sie Dienstpläne dem Betriebsrat nach BetrVG §87 zur Zustimmung vor, mit 3-Tage-Frist, Prüfansicht und protokollierter Zustimmung oder begründeter Ablehnung.
Prüf-Dossier auf Knopfdruck
Ein Klick erzeugt ein Prüf-Dossier für Zoll/FKS, §34a und Rentenversicherung: ArbZG-Pausen und -Ruhezeiten, Mindestlohn (MiLoG) und Sachkundenachweise, mit Bereitschafts-Score und SHA-256-Prüfsumme gegen nachträgliche Änderungen.
Warum Teams Shiftfy wählen
Mehr als 20 Funktionen für Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalmanagement — alles in einer Plattform.
Stunden sofort erfasst
Ein-/Ausstempeln per App — Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet.
Industrieminuten
Automatische Umwandlung in Industriezeit (z. B. 7:45 h → 7,75 h) — perfekt für Lohnabrechnung und DATEV.
Mehrstufige Freigabe
Manager prüfen und genehmigen Zeiteinträge — mit vollständigem Audit-Trail und Kommentarfunktion.
Pflichten im Blick behalten
Automatische Prüfung von Ruhezeiten und Aufzeichnungspflichten nach ArbZG.
Lohnabrechnung in Minuten
Geprüfte Stunden als CSV oder DATEV exportieren — fertig für den Steuerberater.
Abwesenheiten im Griff
Urlaub, Krankheit und Feiertage in einem System verwalten.
Schichtvorlagen
Wiederkehrende Schichten als Vorlage speichern und mit einem Klick anwenden.
Zusatzmodul Schichtplanung
Schichttausch
Mitarbeiter tauschen Schichten selbstständig — mit optionaler Freigabe durch den Manager.
Zusatzmodul Schichtplanung
Qualifikationen
Skills und Zertifikate zuweisen — nur qualifiziertes Personal wird eingeplant.
Automatisierung
Regeln für automatische Zuschläge, Benachrichtigungen und Schichtzuweisungen.
Teamkalender
Wer arbeitet wann? Übersichtliche Kalenderansicht für das gesamte Team.
Urlaubskonto
Resturlaub, Anspruch und genommene Tage — alles auf einen Blick pro Mitarbeiter.
Standorte & Objekte
Mehrere Standorte und Objekte verwalten — jeweils mit eigenen Schichtplänen.
Projekte
Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten — für exakte Kostenzuordnung.
Feiertage
Gesetzliche Feiertage je Bundesland automatisch berücksichtigt — inklusive Zuschlagsberechnung.
Einfach und intuitiv
Mitarbeiter stempeln sofort — keine Schulung nötig.
Funktioniert auf jedem Gerät
Als Progressive Web App (PWA) ist Shiftfy auf Desktop, Tablet und Smartphone sofort einsatzbereit — ohne Installation.
Beispieldaten — keine echten Kundendaten
Tablet
Optimierte Darstellung für iPad und Android-Tablets.
Desktop & Laptop
Volle Funktionalität im Browser — Chrome, Firefox, Safari, Edge.
Smartphone
PWA zum Startbildschirm hinzufügen — fühlt sich an wie eine native App.
Stempeln, Dienstplan, Urlaub: direkt auf dem iPhone.
Die native App für Ihr Team. Die Arbeitszeit läuft live auf dem Sperrbildschirm mit, der Dienstplan ist immer dabei, und alles bleibt mit der Web-App synchron.
- Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island, Pausen inklusive
- Widgets für den Home-Bildschirm, Sperre per Face ID
- Stundenzettel aus Papier per Kamera erfassen, für Schichtleitungen
- Hosting in Deutschland, wie die Web-App
Die App ist bei Apple eingereicht und erscheint in Kürze. Bis dahin nutzen Sie Shiftfy vollständig im Browser, auf dem Rechner wie auf dem Smartphone. Eine Android-App ist derzeit nicht veröffentlicht.
Stundenzettel scannen statt abtippen
Schluss mit dem manuellen Übertragen handschriftlicher Stundenzettel. Fotografieren, prüfen, fertig — Shiftfy liest die Zeiten in Sekunden aus, und Sie behalten die volle Kontrolle.
Zeit ist Geld
Führungskräfte verlieren jede Woche Stunden damit, handschriftliche Zettel zu entziffern, zu prüfen und in alte Systeme einzutippen — wertvolle Arbeitszeit, die im Verwaltungsaufwand versickert.
Aus 30 Minuten werden 5 Sekunden
Unser intelligenter Scanner automatisiert den gesamten Prozess. Was bisher eine halbe Stunde Handarbeit war, ist ein kurzer Foto-Scan — und spart Monat für Monat hunderte Euro an Verwaltungskosten.
Prüfen vor dem Speichern
Das Review-Dashboard hält Sie in der Verantwortung: Daten in Sekunden kontrollieren, Mitarbeiternamen gegen Ihren Workspace abgleichen — nichts landet ungeprüft im Dienstplan.
Schicht kurzfristig unbesetzt? Ein Klick genügt.
Mitarbeiter krank gemeldet, ein No-Show oder eine offene Schicht — Shiftfy benachrichtigt automatisch alle qualifizierten Mitarbeiter und besetzt die Schicht in Minuten statt Stunden.
- Gestaffelte Push-Benachrichtigungen: Erst die Top 5, dann erweitern bei Bedarf
- Optionaler Notfall-Bonus — €5, €10 oder freier Betrag pro Schicht
- Vollständig automatisch: Erster Annahmenbestätiger bekommt die Schicht
- Annahmequote für SOS-Anfragen pro Mitarbeiter im Profil
Beispieldaten — keine echten Kundendaten
E-Rechnungen, die Ihre Kunden annehmen
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 wird auch das Versenden stufenweise verpflichtend – je nach Umsatz. Shiftfy erzeugt XRechnung nach EN 16931 direkt aus Ihren erfassten Stunden.
Geprüft, nicht nur erzeugt
Jede Rechnung wird vor dem Ausstellen gegen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG geprüft. Fehlt etwas, sagen wir Ihnen welches Feld – und nicht erst, wenn Ihr Kunde die Rechnung zurückweist.
Aus Stunden statt aus Abschreiben
Die erfassten Zeiten Ihrer Mitarbeiter werden zu Rechnungspositionen – mit Stundensatz, Leistungszeitraum und Objekt. Kein zweites Erfassen in einem anderen Programm.
Fortlaufende Nummern, lückenlos
Die Rechnungsnummer wird erst beim Ausstellen vergeben, nie beim Entwurf. So entsteht keine Lücke, wenn Sie einen Entwurf verwerfen – das ist genau das, was bei einer Prüfung auffällt.
Storno statt Löschen
Eine gestellte Rechnung bleibt unverändert, wie es die GoBD verlangt. Korrekturen laufen über eine Storno-Rechnung, die auf das Original verweist. Beide bleiben nachvollziehbar.
Kleinunternehmer und § 13b
Bei § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen und der vorgeschriebene Hinweis automatisch gesetzt. Bauleistungen nach § 13b ebenso. Unterschiedliche Steuersätze auf einer Rechnung sind kein Sonderfall.
Auch für Behörden
Mit Leitweg-ID erzeugt Shiftfy eine XRechnung, wie sie öffentliche Auftraggeber verlangen. Dort ist das Format bereits seit 2020 Pflicht.
Gegen den offiziellen Prüfer getestet
Unsere Rechnungen werden mit dem Validator der KoSIT geprüft – derselben Software, mit der Behörden eingehende XRechnungen kontrollieren. Das ist die Prüfung, die am Ende zählt.
Stand: XRechnung 3.0.2. Ob eine konkrete Rechnung angenommen wird, hängt auch von den Angaben ab, die Sie zu Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden hinterlegen – deshalb prüfen wir diese vor dem Ausstellen.
E-Rechnung einrichtenSicherheit & Vertrauen
Ihre Daten in guten Händen: gehostet in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und regelmäßig geprüften Sicherheitsmaßnahmen.
Server in Frankfurt am Main für Anwendung, Datenbank und Dateien.
Tägliche Sicherung der Datenbank, 7 Tage aufbewahrt.
SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen.
Was kostet manuelle Zeiterfassung Ihr Unternehmen wirklich?
Berechnen Sie in 60 Sekunden, wie viel Zeit und Geld Sie mit Shiftfy einsparen — basierend auf Ihren eigenen Zahlen.
Zeiterfassung ab 2,99 € pro Nutzer · 14 Tage kostenlos testen
Einfache, transparente Preise
Einfach pro Nutzer bezahlen — keine Grundgebühr, keine versteckten Kosten. Zeiterfassung in jedem Plan enthalten, Schichtplanung als Zusatzmodul.
Basic
pro Nutzer/Monat · jährlich abgerechnet
Zeiterfassung und Abwesenheiten für kleine Teams: alles Wichtige zum Einstieg.
- Bis zu 15 Mitarbeiter
- 1 Standort
- 500 MB Speicher
- Abwesenheitsverwaltung
- CSV-, PDF- und DATEV-Export
Schichtplanung
Zusatzmodul+ 1,20 € pro Nutzer/Monat
Dienstpläne, Vorlagen, Schichttausch und Notfall-Besetzung
In den 14 Testtagen enthalten
Professional
pro Nutzer/Monat · jährlich abgerechnet
Belastbare Nachweise, Auswertungen und volle Kontrolle für wachsende Teams.
- Bis zu 100 Mitarbeiter
- Bis zu 10 Standorte
- 5 GB Speicher
- Alles aus Basic
- E-Signaturen für Freigaben
- API und Webhooks
- Rollen und Berechtigungen
- Berichte und Analysen
- 500 PDF-Exporte pro Monat
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Maßgeschneiderte Lösung mit persönlichem Onboarding und individuellen Vereinbarungen.
- Unbegrenzte Mitarbeiter
- Unbegrenzte Standorte
- 50 GB+ Speicher
- Alles aus Professional
- SSO / SAML (Geplant)
- Individuelle Integrationen
- Individuell vereinbartes SLA
- Persönlicher Ansprechpartner
Schichtplanung inklusive
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Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben Antworten.
Wie funktioniert die Preisgestaltung?
Wie schnell kann ich starten?
Sind meine Daten sicher?
Kann ich den Tarif wechseln oder kündigen?
Gibt es eine App für Mitarbeiter?
Brauche ich einen DATEV-Vertrag?
Erfüllt Shiftfy die E-Rechnungspflicht?
Ab wann muss ich E-Rechnungen stellen?
Warum kann ich eine gestellte Rechnung nicht mehr ändern?
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