Dienstplan und Zeiterfassung für Gastronomie und Hotels
Planen Sie Küche, Service, Bar und Rezeption in einem Wochenplan, lassen Sie Ihr Team Schichten per App tauschen und finden Sie bei Krankmeldungen in Minuten Ersatz. Gestempelt wird per App oder per QR-Code am Personaleingang, mit Pausenprüfung nach Arbeitszeitgesetz.
14 Tage kostenlos testen · Monatstarif monatlich kündbar · AVV inklusive · Server in Deutschland
Gemacht für den Alltag in Restaurant, Café und Hotel
Wechselnde Gästezahlen, Aushilfen und kurzfristige Ausfälle: Shiftfy bildet ab, wie Gastronomie wirklich plant.
Ein Wochenplan für alle Bereiche
Speichern Sie Dienste wie „Küche Früh“ oder „Service Abend“ als Vorlagen und erstellen Sie den Wochenplan per Drag-and-Drop. Ihr Team sieht den Plan in der App und wird bei Änderungen benachrichtigt.
Verfügbarkeiten und Wunschzeiten
Mitarbeitende tragen pro Wochentag ein, wann sie verfügbar sind, wann sie bevorzugt arbeiten und wann nicht. Sie sehen das beim Planen und vermeiden Absagen, bevor der Plan steht.
Schichttausch per App
Wer nicht kann, tauscht die Schicht in der App mit einer Kollegin oder einem Kollegen. Sie geben den Tausch mit einem Klick frei, ohne WhatsApp-Gruppe und ohne Zettel am Aushang.
Ersatz bei Krankmeldung in Minuten
Fällt jemand kurzfristig aus, benachrichtigt die Notfall-Besetzung zuerst die fünf passendsten Kolleginnen und Kollegen per Push und erweitert dann. Wer zuerst zusagt, bekommt die Schicht, auf Wunsch mit Notfall-Bonus.
Stempeln per QR-Code oder App
Ein Tablet am Personaleingang zeigt einen QR-Code, den Mitarbeitende mit der Handykamera scannen, auch ohne App. Fehlende oder zu kurze Pausen nach § 4 ArbZG werden markiert.
Zuschläge und DATEV-Export
Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge berechnet Shiftfy über Regeln, die Sie festlegen. Feiertage je Bundesland sind hinterlegt, am Monatsende gehen die Stunden als DATEV-Export ans Lohnbüro.
Was Shiftfy Ihrem Betrieb abnimmt
- Ein Dienstplan für Küche, Service, Bar und Rezeption
- Aushilfen, Minijobber, Teilzeit und Vollzeit in einem Plan
- 11 Stunden Ruhezeit und Pausen automatisch geprüft
- Schichttausch und Ersatzsuche ohne Telefonkette
- Schichten im eigenen Kalender per iCal-Abo
- Urlaub und Krankmeldungen direkt im Dienstplan sichtbar
- Zeitkonto und Überstunden je Mitarbeitenden
- Server in Deutschland, AVV inklusive
Dienstplanung in der Gastronomie: worauf es ankommt
In der Gastronomie ändert sich der Personalbedarf mit Wetter, Reservierungen und Saison. Viele Betriebe planen deshalb mit einem Kern aus Festangestellten und einem Pool aus Aushilfen und Minijobbern. Ein Dienstplan in Excel oder in der WhatsApp-Gruppe stößt dabei schnell an Grenzen: Änderungen erreichen nicht alle, Tauschwünsche gehen unter, und am Monatsende passen Plan und tatsächliche Stunden nicht zusammen.
Arbeitszeitgesetz im Gastgewerbe: Auch in der Gastronomie gilt eine werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden, die auf 10 Stunden verlängert werden darf, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden. Zwischen zwei Diensten liegen grundsätzlich 11 Stunden Ruhezeit. Gaststätten und Beherbergungsbetriebe dürfen sie nach § 5 Abs. 2 ArbZG um bis zu eine Stunde verkürzen, wenn das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird. Shiftfy markiert jeden Wechsel mit weniger als 11 Stunden, damit Sie bewusst entscheiden.
Minijobber richtig planen: Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Verdienstgrenze für Minijobs bei 603 € im Monat, gekoppelt an den Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde. Zum Mindestlohn sind das gut 43 Stunden im Monat, bei höherem Stundenlohn entsprechend weniger. In Shiftfy legen Sie die Vertragsart Minijob an, und das Zeitkonto jeder Person zeigt die geleisteten Stunden.
Sonntag, Feiertag, Nacht: Restaurants und Hotels arbeiten, wenn andere frei haben. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei (§ 3b EStG) und oft tariflich geregelt. Shiftfy rechnet sie über Ihre eigenen Regeln aus den gestempelten Zeiten und übergibt die Stunden im DATEV-Format.
Was Shiftfy nicht ist: Shiftfy ist kein Kassensystem und verwaltet kein Trinkgeld. Es deckt Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung ab und gibt die Stunden per Export an Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung weiter.
Aufzeichnungspflicht: Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Damit gilt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens am siebten Tag nach der Arbeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Shiftfy erfasst die Zeiten beim Stempeln und erstellt auf Knopfdruck ein Prüf-Dossier für den Zoll.
Häufige Fragen
Kann ich Küche und Service in einem Dienstplan planen?
Ja. Sie legen Dienste wie „Küche Früh“, „Service Abend“ oder „Bar Spät“ als Vorlagen an und planen alle Bereiche im selben Wochenplan per Drag-and-Drop.
Wie funktioniert der Schichttausch?
Mitarbeitende tauschen eine Schicht in der App mit einer Kollegin oder einem Kollegen, und Sie bestätigen den Tausch mit einem Klick. Der Dienstplan aktualisiert sich, die Beteiligten werden per Push benachrichtigt.
Was passiert, wenn sich jemand kurzfristig krank meldet?
Sie starten die Notfall-Besetzung für die offene Schicht. Shiftfy benachrichtigt zuerst die fünf passendsten qualifizierten Mitarbeitenden und erweitert den Kreis bei Bedarf. Wer zuerst zusagt, bekommt die Schicht.
Brauche ich eine Stempeluhr?
Nein. Mitarbeitende stempeln in der App, oder Sie richten ein Tablet oder Laptop am Personaleingang als QR-Stempelstation ein. Dort scannen sie den Code mit der Handykamera, ohne App.
Kann ich Minijobber und Aushilfen einplanen?
Ja. Sie legen Mitarbeitende mit der Vertragsart Minijob, Teilzeit oder Vollzeit an. Das Zeitkonto zeigt für jede Person die geleisteten Stunden, damit Sie die Minijob-Grenze von 603 € im Monat (2026) im Blick behalten.
Berücksichtigt Shiftfy Feiertage und Zuschläge?
Ja. Gesetzliche Feiertage sind je Bundesland hinterlegt. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit legen Sie als Regeln fest, sie fließen in den DATEV- und Lohnexport.
Was kostet Shiftfy für einen Gastrobetrieb?
Zeiterfassung kostet ab 2,99 € pro Nutzer und Monat, die Schichtplanung ist ein Zusatzmodul für 1,50 € pro Nutzer und Monat. Bei 12 Mitarbeitenden sind das 53,88 € im Monat. Die ersten 14 Tage sind kostenlos.
Dienstplan für Ihren Gastrobetrieb digitalisieren
14 Tage mit Schichtplanung kostenlos testen, danach ab 2,99 €/Nutzer/Monat plus 1,50 € für das Zusatzmodul Schichtplanung. Monatstarif monatlich kündbar.