Transparenzhinweis: Dieser Vergleich stammt von Shiftfy, einem der verglichenen Anbieter. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren Preisseiten (siehe Quellen) und können sich ändern. Prüfen Sie Preise vor einer Entscheidung beim Anbieter.
Schichtplanung Software im Vergleich: die Übersicht
Die Tabelle fasst zusammen, was die Anbieter auf ihren Preisseiten angeben. Preise sind Einstiegspreise; wo der Anbieter es angibt, verstehen sie sich zuzüglich Umsatzsteuer.
| Anbieter | Preismodell (Einstieg, laut Website) | Schichtplanung | Zeiterfassung | DATEV-Export | Testphase |
|---|---|---|---|---|---|
| Shiftfy | ab 2,99 € je Nutzer und Monat, jährlich 2,49 €; Endpreise ohne Umsatzsteuer | Zusatzmodul ab 1,50 € je Nutzer, im Tarif Enterprise enthalten | in jedem Tarif | in jedem Tarif | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Papershift | Pakete für 16 Mitarbeitende ab 57,60 € im Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. | ab Paket Premium | in jedem Paket | im Paket Professional (DATEV und LODAS) | 14 Tage |
| Shiftbase | Free bis 15 Mitarbeitende; Basic 30 € im Monat mit 6 Mitarbeitenden, je weitere 4 € | manuell ab Free, automatische Planung ab Premium | Stempeln ab Basic | Lohnexport als Excel oder CSV ab Basic, DATEV als Integration | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Aplano | 0,50 € bis 4,50 € je Mitarbeitende und Monat | in jedem Tarif | nur im Tarif Pro | auf der Preisseite nicht genannt | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Crewmeister | ab 1,50 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. | Zusatzmodul ab 2 € je Nutzer und Monat | in jedem Tarif | Zusatzmodul ab 0,60 € je Nutzer und Monat | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| clockin | ab 3,50 € je Nutzer und Monat bei zwei Jahren Laufzeit, monatlich 4,20 €, zzgl. MwSt. | Zusatzmodul ab 24 € im Monat | in jedem Tarif | in jedem Tarif | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Ordio | ab 89 € je Standort und Monat bei jährlicher Zahlung | in jedem Tarif | ab Tarif Plus | ab Tarif Pro | 7 Tage, verlängerbar auf 14 |
Was die Preismodelle für Ihren Betrieb bedeuten
Die Einstiegspreise lassen sich nicht direkt vergleichen, weil die Anbieter unterschiedlich abrechnen:
- Pro Nutzer: Shiftfy, Aplano, Crewmeister und clockin rechnen je Person ab. Das passt zu Betrieben, deren Teamgröße schwankt oder die mit wenigen Personen starten. Rechnen Sie Zusatzmodule mit ein: Bei Crewmeister und clockin ist die Schichtplanung ein eigenes Modul, bei Shiftfy in den Tarifen Basic und Professional ebenfalls.
- Pro Standort: Ordio rechnet je Standort ab. Für einen Standort mit vielen Mitarbeitenden kann das günstig sein, für viele kleine Filialen wird es teurer.
- Paket mit Mitarbeiterzahl: Papershift und Shiftbase staffeln nach Paketen mit einer bestimmten Zahl an Mitarbeitenden, darüber kostet jede weitere Person extra.
- Umsatzsteuer: Die meisten Anbieter nennen Nettopreise. Shiftfy ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und berechnet keine Umsatzsteuer; die genannten Preise sind dort Endpreise.
Rechnen Sie deshalb mit Ihrer eigenen Teamgröße und der Zahl der Standorte, und zwar für das, was Sie wirklich brauchen: meist Schichtplanung, Zeiterfassung und einen Export für die Lohnabrechnung. Wie Sie den Zeitaufwand Ihrer heutigen Planung gegenrechnen, zeigt der Artikel Dienstplan in Excel.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Neben dem Preis entscheiden im Schichtbetrieb vor allem diese Punkte:
- Arbeitszeitgesetz beim Planen: Prüft die Software Ruhezeiten von 11 Stunden (§ 5 ArbZG), Pausen (§ 4 ArbZG) und die Höchstarbeitszeit schon beim Anlegen der Schicht oder erst hinterher?
- Schichttausch und Ausfälle: Können Mitarbeitende Schichten in der App tauschen, und gibt eine Führungskraft den Tausch frei? Gibt es einen geordneten Weg, kurzfristige Ausfälle zu besetzen?
- Zeiterfassung im selben System: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Liegen Plan und Ist-Zeiten im selben System, sehen Sie Abweichungen sofort.
- Lohnexport: Brauchen Sie einen DATEV-Export, und ist er im Tarif enthalten oder ein Zusatzmodul?
- Hosting und Datenschutz: Wo liegen die Daten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Dienstleister sind beteiligt?
- App für das Team: Für welche Geräte gibt es eine App, und können Mitarbeitende ohne eigene App stempeln, etwa an einer Stempelstation?
- Testphase mit dem eigenen Team: Planen Sie in der Testphase eine echte Woche mit Ihren Leuten. Erst dann zeigt sich, ob der Ablauf passt.
Eine ausführlichere Anleitung für den ersten Plan finden Sie im Leitfaden zur Schichtplanung.
Die Anbieter im Einzelnen
Shiftfy
Shiftfy verbindet Zeiterfassung und Schichtplanung für Betriebe mit Schichtarbeit, etwa in Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Produktion und Sicherheitsdiensten. Die Schichtplanung prüft beim Planen Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz und sperrt eine Schicht, die dagegen verstößt, bis sie angepasst oder mit Begründung freigegeben wird. Mitarbeitende tauschen Schichten in der App, Führungskräfte geben frei, und bei kurzfristigen Ausfällen benachrichtigt die Notfall-Besetzung passende Kolleginnen und Kollegen per Push und E-Mail.
Gestempelt wird in der iPhone-App, im Browser oder an einer QR-Stempelstation mit persönlicher PIN. Die Zeiterfassung liefert einen DATEV-Export in jedem Tarif. Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main, der Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit der Registrierung geschlossen. Der Tarif Basic ist für bis zu 15 Mitarbeitende und einen Standort gedacht, Professional für bis zu 100 Mitarbeitende und zehn Standorte. Alle Tarife und Module finden Sie unter Preise.
Papershift
Papershift bietet Pakete aus Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung. Laut Preisseite ist die Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder Browser in jedem Paket enthalten, die digitale Dienstplanung ab dem Paket Premium und der DATEV- und LODAS-Export im Paket Professional. Die Preise sind für 16 Mitarbeitende angegeben. Für das Paket Core nennt Papershift DSGVO-konforme Datenspeicherung mit Hosting in der EU.
Shiftbase
Shiftbase hat einen kostenlosen Tarif für bis zu 15 Mitarbeitende mit manueller Dienstplanung und manueller Zeiterfassung. Das Stempeln per App und Desktop kommt mit dem Tarif Basic, die automatische Dienstplanung mit Premium. Für die Lohnabrechnung nennt die Preisseite einen Export als Excel oder CSV; eine DATEV-Integration ist verlinkt, ihr Umfang wird dort nicht beschrieben.
Aplano
Aplano ist auf Dienstplanung ausgerichtet: Sie ist in jedem Tarif enthalten, die Zeiterfassung nur im Tarif Pro. Abgerechnet wird je Mitarbeitende und Monat, monatlich kündbar. Einen DATEV-Export nennt die Preisseite nicht; im Tarif Pro sind Datenexporte als CSV, PDF und Excel aufgeführt.
Crewmeister
Bei Crewmeister steht die Zeiterfassung im Mittelpunkt: Alle Tarife enthalten sie, die Schichtplanung und die DATEV-Anbindung sind Zusatzmodule. Laut Website stehen die Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren, und Crewmeister ist offizieller DATEV-Partner. Für Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitenden gibt es individuelle Angebote.
clockin
Auch bei clockin steht die Zeiterfassung im Mittelpunkt. Zeiterfassung per Browser, App und Tablet-Terminal sowie ein DATEV-Export für Stundenlisten sind in allen Tarifen enthalten, GPS-Erfassung ab dem Tarif Pro. Die Schichtplanung ist ein Zusatzmodul. Unter fünf Nutzern fällt laut Preisseite eine Plattform-Pauschale an.
Ordio
Ordio rechnet je Standort ab. Die Schichtplanung mit Mitarbeiter-App ist ab dem Tarif Starter enthalten, die Zeiterfassung ab Plus und der DATEV- und Lohnabrechnungs-Export ab Pro. Die Testphase dauert sieben Tage und lässt sich auf 14 Tage verlängern.
Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
Ohne Ihre Zahlen lässt sich keine allgemeine Empfehlung geben. Als Orientierung:
- Wer Schichtplanung und Zeiterfassung samt DATEV-Export im selben Tarif sucht, sollte vor allem auf Zusatzmodule achten: Bei mehreren Anbietern kostet die Schichtplanung oder der DATEV-Export extra.
- Wer vor allem einen Dienstplan braucht und die Zeiten anders erfasst, findet bei reinen Planungstarifen günstige Einstiege.
- Wer einen großen Standort mit vielen Mitarbeitenden hat, sollte ein Preismodell je Standort gegen eines je Nutzer rechnen.
- Wer Wert auf Hosting in Deutschland legt, findet diese Angabe nicht bei allen Anbietern auf der Preisseite und sollte gezielt nachfragen.
Testen Sie zwei bis drei Lösungen mit einer echten Woche Ihres Betriebs, bevor Sie sich entscheiden.
Häufige Fragen
Welche Software kombiniert Schichtplanung und Zeiterfassung?
Alle sieben Anbieter in diesem Vergleich bieten beides an, aber nicht immer im selben Tarif. Bei Crewmeister und clockin ist die Schichtplanung ein Zusatzmodul, bei Aplano und Ordio gehört die Zeiterfassung erst zu höheren Tarifen, bei Shiftfy ist die Schichtplanung in den Tarifen Basic und Professional ein Zusatzmodul und in Enterprise enthalten.
Was kostet eine Software für Schichtplanung?
Die Einstiegspreise liegen laut den Preisseiten zwischen wenigen Euro je Nutzer und Monat und rund 90 Euro je Standort und Monat, Shiftbase hat zusätzlich einen kostenlosen Tarif. Entscheidend ist der Preis für Ihre Teamgröße mit allen Modulen, die Sie brauchen.
Welche Anbieter speichern Daten in Deutschland?
Auf den Preisseiten nennen Shiftfy (Frankfurt am Main) und Crewmeister (deutsche Rechenzentren) einen Standort in Deutschland, Papershift für das Paket Core ein Hosting in der EU. Bei den übrigen Anbietern steht der Standort nicht auf der Preisseite; fragen Sie danach und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wie lange kann ich die Anbieter testen?
Sechs der sieben Anbieter bieten 14 Tage an, Ordio sieben Tage mit Verlängerung auf 14. Bei mehreren Anbietern brauchen Sie dafür keine Zahlungsdaten.