Transparenzhinweis: Dieser Vergleich stammt von Shiftfy, einem der verglichenen Anbieter. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren Preisseiten (siehe Quellen) und können sich ändern. Prüfen Sie Preise vor einer Entscheidung beim Anbieter.
Zeiterfassung Software im Vergleich: die Übersicht
Die Tabelle zeigt, was die Anbieter auf ihren Preisseiten angeben. Preise sind Einstiegspreise; wo der Anbieter es angibt, verstehen sie sich zuzüglich Umsatzsteuer. Steht etwas nicht auf der Preisseite, heißt das nicht, dass es fehlt; fragen Sie dann beim Anbieter nach.
| Anbieter | Preismodell (Einstieg, laut Website) | Schichtplanung | DATEV-Export | Hosting laut Website | Testphase |
|---|---|---|---|---|---|
| Shiftfy | ab 2,99 € je Nutzer und Monat, jährlich 2,49 €; Endpreise ohne Umsatzsteuer | Zusatzmodul ab 1,50 € je Nutzer, im Tarif Enterprise enthalten | in jedem Tarif | Frankfurt am Main | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| clockin | ab 3,50 € je Nutzer und Monat bei zwei Jahren Laufzeit, monatlich 4,20 €, zzgl. MwSt.; unter fünf Nutzern 10 € Plattform-Pauschale | Zusatzmodul ab 24 € im Monat | in jedem Tarif (Stundenlisten) | nicht angegeben | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Crewmeister | ab 1,50 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. | Zusatzmodul ab 2 € je Nutzer und Monat | Zusatzmodul ab 0,60 € je Nutzer und Monat | deutsche Rechenzentren | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Clockodo | Arbeitszeit-Tarif ab 4 € je Nutzer und Monat, jährlich 3,80 €, zzgl. MwSt.; kostenlos für einen Nutzer | auf der Preisseite nicht genannt | auf der Preisseite nicht genannt | nicht angegeben | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
| Papershift | Pakete für 16 Mitarbeitende ab 57,60 € im Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. | ab Paket Premium | im Paket Professional (DATEV und LODAS) | EU (Paket Core) | 14 Tage |
| Factorial | ab 8 € je Nutzer und Monat, Pläne nach Bedarf zusammengestellt | als Modul | DATEV-Anbindung oder Export | nicht angegeben | auf der Preisseite nicht angegeben |
| Aplano | Tarif Pro mit Zeiterfassung 4,50 € je Mitarbeitende und Monat | in jedem Tarif | auf der Preisseite nicht genannt | nicht angegeben | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten |
Was eine Zeiterfassung im Schichtbetrieb können sollte
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Im Schichtbetrieb kommen Anforderungen dazu, die eine einfache Stundenliste nicht abdeckt:
- Pausen nach § 4 ArbZG: Mehr als sechs Stunden Arbeit verlangen 30 Minuten Pause, mehr als neun Stunden 45 Minuten. Wichtig ist, was die Software tut, wenn weniger erfasst wurde: abziehen, markieren oder nichts. Mehr dazu im Artikel zur Pausenregelung.
- Ruhezeit und Höchstarbeitszeit: Zwischen zwei Schichten liegen in der Regel 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG), am Tag sind höchstens 10 Stunden erlaubt (§ 3 ArbZG). Prüft die Software das beim Stempeln oder erst in der Auswertung?
- Schichten über Mitternacht: Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr muss als eine Schicht zählen, nicht als zwei halbe Tage.
- Stempelwege: Wer kein Diensthandy hat, braucht einen zweiten Weg, etwa ein Terminal oder eine Stempelstation, an der mit dem eigenen Handy und einer PIN gestempelt wird.
- Korrekturen mit Protokoll: Vergessenes Ausstempeln kommt vor. Änderungen sollten mit Begründung, altem und neuem Wert nachvollziehbar sein.
- Standort und Datenschutz: GPS-Erfassung ist ein Eingriff. Gut ist, wenn sie abschaltbar ist und die Beschäftigten zustimmen müssen.
- Lohnexport: Kommen die Stunden als DATEV-Export oder CSV in die Lohnabrechnung, und ist das im Tarif enthalten?
Welche Besonderheiten je Branche gelten, zeigt der Artikel Zeiterfassung bei Schichtarbeit.
Preismodelle richtig vergleichen
Die Einstiegspreise in der Tabelle lassen sich nicht direkt gegeneinander rechnen:
- Pro Nutzer: Shiftfy, clockin, Crewmeister, Clockodo, Factorial und Aplano rechnen je Person ab. Achten Sie auf Zusatzmodule: Schichtplanung und DATEV-Export kosten bei mehreren Anbietern extra.
- Paket mit Mitarbeiterzahl: Papershift nennt Preise für Pakete mit 16 Mitarbeitenden.
- Pauschalen und Freigrenzen: clockin berechnet unter fünf Nutzern eine Plattform-Pauschale, Clockodo ist für einen Nutzer kostenlos.
- Umsatzsteuer: Die meisten Anbieter nennen Nettopreise. Shiftfy ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und berechnet keine Umsatzsteuer; die Preise sind dort Endpreise.
Rechnen Sie mit Ihrer Teamgröße und genau den Funktionen, die Sie brauchen. Wer zusätzlich einen Dienstplan sucht, findet einen eigenen Vergleich der Schichtplanung Software.
Die Anbieter im Einzelnen
Shiftfy
Shiftfy verbindet Zeiterfassung und Schichtplanung für Betriebe mit Schichtarbeit. Gestempelt wird in der iPhone-App, im Browser oder an einer QR-Stempelstation, an der Mitarbeitende den Code mit dem eigenen Handy scannen und mit einer persönlichen PIN bestätigen. Die Software zieht die gesetzliche Mindestpause automatisch ab, wenn weniger erfasst wurde; das lässt sich für den Betrieb oder pro Person abschalten. Ein erneutes Einstempeln vor Ablauf der Ruhezeit von 11 Stunden wird verhindert, und Tage über 10 Stunden werden gespeichert und als Überschreitung vermerkt.
Korrekturen laufen über eine Freigabe mit Änderungsprotokoll, der DATEV-Export ist in jedem Tarif enthalten, und die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Mehr auf der Seite Zeiterfassung Software, die Tarife unter Preise.
clockin
clockin erfasst die Arbeitszeit per Browser, App und Tablet-Terminal; GPS-Erfassung gehört zu den Tarifen ab Pro. Ein DATEV-Export für Stundenlisten ist laut Preisseite in allen Tarifen enthalten. Die Schichtplanung ist ein Zusatzmodul, und unter fünf Nutzern fällt eine Plattform-Pauschale an.
Crewmeister
Bei Crewmeister ist die Zeiterfassung mit App und Terminal in jedem Tarif enthalten, Schichtplanung und DATEV-Anbindung sind Zusatzmodule. Laut Website stehen die Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren, und Crewmeister ist offizieller DATEV-Partner.
Clockodo
Clockodo trennt Arbeitszeiterfassung (Tarife Basic und Basic Plus) und Projektzeiterfassung (Pro und Pro Plus), ohne Grundgebühr; für einen Nutzer gibt es einen kostenlosen Tarif. Die Preisseite nennt mobile Apps mit Offline-Funktion. Einen Dienstplan und einen DATEV-Export nennt sie nicht; dort ist allgemein von Im- und Export und Anbindungen an Lohnprogramme die Rede.
Papershift
Papershift bietet Pakete aus Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung. Die Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder Browser ist in jedem Paket enthalten, die Dienstplanung ab Premium, der DATEV- und LODAS-Export im Paket Professional. Für das Paket Core nennt Papershift Hosting in der EU.
Factorial
Factorial ist eine HR-Software, in der Zeiterfassung (mit QR-Code und Geolokalisierung) und Schichtplanung Module sind. Die Preise beginnen laut Website bei 8 € je Nutzer und Monat, die Pläne werden nach Bedarf zusammengestellt. Für die Lohnabrechnung nennt die Preisseite eine DATEV-Anbindung oder einen Export.
Aplano
Aplano ist auf Dienstplanung ausgerichtet; die Zeiterfassung gehört zum Tarif Pro. Abgerechnet wird je Mitarbeitende und Monat, monatlich kündbar. Einen DATEV-Export nennt die Preisseite nicht, im Tarif Pro sind Datenexporte als CSV, PDF und Excel aufgeführt.
Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
Eine allgemeine Empfehlung gibt es ohne Ihre Zahlen nicht. Als Orientierung:
- Wer nur Arbeitszeit erfassen will, ohne Dienstplan, findet bei reinen Zeiterfassungstarifen günstige Einstiege.
- Wer im Schichtbetrieb arbeitet, sollte darauf achten, dass Pausen, Ruhezeiten und Nachtschichten schon beim Stempeln richtig behandelt werden und Plan und Ist-Zeiten im selben System liegen.
- Wer viele Beschäftigte ohne Diensthandy hat, braucht ein Terminal oder eine Stempelstation.
- Wer Wert auf Hosting in Deutschland legt, findet diese Angabe nicht bei allen Anbietern auf der Preisseite und sollte nachfragen.
Testen Sie zwei bis drei Lösungen mit einer echten Woche Ihres Betriebs, bevor Sie sich entscheiden.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung für Arbeitgeber Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor. Eine elektronische Erfassung sieht der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vom Juni 2026 vor; beschlossen ist er Stand November 2026 nicht. Details im Überblick zum Arbeitszeitgesetz.
Gibt es eine kostenlose Zeiterfassung?
Clockodo bietet laut Preisseite einen kostenlosen Tarif für einen Nutzer. Die übrigen Anbieter in diesem Vergleich sind kostenpflichtig, lassen sich aber 14 Tage kostenlos testen; nur Factorial nennt keine Testphase auf der Preisseite.
Welche Zeiterfassung prüft Pausen und Ruhezeiten automatisch?
Wie genau eine Software Pausen und Ruhezeiten behandelt, steht selten auf der Preisseite; fragen Sie danach oder testen Sie es. Shiftfy zieht die gesetzliche Mindestpause automatisch ab (abschaltbar), verhindert ein Einstempeln vor Ablauf der Ruhezeit und vermerkt Tage über 10 Stunden.
Welche Anbieter speichern Daten in Deutschland?
Auf den Preisseiten nennen Shiftfy (Frankfurt am Main) und Crewmeister (deutsche Rechenzentren) einen Standort in Deutschland, Papershift für das Paket Core die EU. Bei den übrigen steht der Standort nicht auf der Preisseite; fragen Sie danach und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.